Der Ort der Gehaltszahlung entscheidet nicht über die Steuer
Viele glauben, die Steuer folge dem Arbeitgeber: Wird das Gehalt im Ausland gezahlt, wird es auch im Ausland versteuert. Ganz so einfach ist es nicht. Jeder Staat legt eigene Kriterien fest, wer bei ihm steuerlich ansässig ist, und darf seine Ansässigen mit ihrem gesamten Einkommen belasten, auch mit Einkünften aus ausländischen Quellen.
Deshalb kann es vorkommen, dass jemand für dasselbe Einkommen in zwei Ländern steuerpflichtig ist oder, je nach Regeln und Abkommen, in keinem als ansässig gilt. Die erste Frage ist daher immer die nach dem Wohnsitz, noch bevor es um die Höhe des Gehalts oder die Art der Auszahlung geht.
- Land des steuerlichen Wohnsitzes
- Land, aus dem das Einkommen stammt
- mögliches Abkommen zwischen beiden Staaten
- Formalitäten der Steuererklärung
Welche Tatsachen den steuerlichen Wohnsitz bestimmen
Üblicherweise zählen die Wohnung oder das Zuhause, der gewöhnliche Aufenthalt, der Mittelpunkt der wirtschaftlichen Interessen und der Ort, an dem Sie Ihrer Tätigkeit nachgehen. Jeder Staat hat dabei seine eigene Liste und seine eigene Rangfolge. Sammeln Sie deshalb konkrete Nachweise: Mietvertrag oder Eigentumsnachweis, Familienstand, Schulbesuch der Kinder und die Zeit, die Sie in jedem Land verbracht haben.
Halten Sie außerdem Ein- und Ausreisedaten, Arbeitsverträge, Bankkonten und weitere Einkommensquellen fest. Mit diesen Angaben beantworten Sie Rückfragen der Behörden und belegen Ihre Position, falls es zu einer Prüfung kommt. Wer die Unterlagen über das Jahr hinweg sammelt, muss die Fakten nicht unter Zeitdruck rekonstruieren.
Doppelbesteuerungsabkommen: genau lesen statt pauschal annehmen
Viele Länder haben Abkommen geschlossen, um eine doppelte Besteuerung zu vermeiden. Sie verteilen das Besteuerungsrecht je nach Einkommensart und enthalten Regeln für den Fall, dass jemand in beiden Staaten als ansässig gilt. Jeder Vertragstext ist anders, und was er für Sie bedeutet, hängt von Ihrer genauen Situation ab.
Verlassen Sie sich nicht auf die allgemeine Aussage, das Abkommen verhindere jede doppelte Steuer. Es hebt die Erklärungspflicht nicht auf, und die Art der Vermeidung, ob durch Freistellung oder durch Anrechnung, ist unterschiedlich geregelt. Die europäischen Informationsblätter zur Doppelbesteuerung geben eine erste Orientierung, bevor Sie sich an die zuständigen Stellen wenden.
Ausländischer Steuerabzug und Steuererklärung sind zwei Paar Schuhe
Ein ausländischer Arbeitgeber kann vom Gehalt Steuern einbehalten. Das erledigt nicht zwingend alle Ihre Pflichten. Je nach Wohnsitzstaat müssen Sie das Einkommen trotzdem erklären, in Ihre Währung umrechnen und beantragen, dass die bereits gezahlte Steuer angerechnet wird.
Bewahren Sie Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen über den Steuerabzug und Zahlungsbelege auf. Informieren Sie sich über die Methode der Währungsumrechnung und über die Fristen: Abgabe- und Zahlungstermine unterscheiden sich von Land zu Land stark, und manche Behörden verhängen bei Verspätung Zuschläge, selbst wenn die Steuer am Ende in einem anderen Land geschuldet ist.
Welche Unterlagen Sie bei Abreise, Aufenthalt und Rückkehr ordnen sollten
Heben Sie bei der Abreise die Nachweise auf, die das Ende Ihrer bisherigen Situation belegen: letzte Steuererklärung, Steuerbescheid, Ummeldebescheinigung und gegebenenfalls Unterlagen zu einer Abmeldung bei der Steuerverwaltung. Sie helfen zu zeigen, dass Sie ein Steuersystem verlassen und ein anderes betreten haben.
Sortieren Sie während des Aufenthalts Verträge, Nachträge, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge und Wohnungsnachweise. Bei der Rückkehr gehören die Belege über den Austritt aus dem Beschäftigungsland und über Ihre Wiederansiedlung dazu. Eine zeitlich geordnete Ablage erleichtert den Austausch mit dem Finanzamt und mit einer möglichen Beratung.
Die richtigen Fragen an die Steuerbehörde stellen
Formulieren Sie Ihre Fragen sorgfältig: Ausgangslage, beteiligte Länder, Daten, Art des Einkommens, mögliches Abkommen und was genau Sie wissen möchten. In Frankreich etwa kann die Direction générale des Finances publiques über die Pflichten von Ansässigen und von Personen informieren, die das Land verlassen. Auch ausländische Behörden haben ihre eigenen Auskunftsstellen.
Bitten Sie nach Möglichkeit um eine schriftliche Antwort und heben Sie sie mit Datum und Namen der Stelle auf. Eine mündliche Auskunft bindet die Verwaltung nicht immer. Widersprechen sich die Antworten zweier Länder, ist das ein Zeichen, dass Ihre Lage eine fachkundige Begleitung für genau diese steuerliche Beziehung braucht.
Wann ein spezialisierter Steuerberater sinnvoll ist
Rat lohnt sich, wenn Sie Einkünfte in mehreren Ländern haben, in jedem eine Wohnung besitzen, über größeres Vermögen verfügen, neben dem Gehalt selbstständig arbeiten oder Ihr Status unklar ist. Auch bei der ersten Auslandsentsendung ist er hilfreich, weil sich dann die Regeln für Wegzug und Rückkehr überlagern.
Wählen Sie jemanden, der beide betroffenen Systeme kennt, und fragen Sie nach dem Umfang des Auftrags und der Honorarberechnung. Seien Sie misstrauisch bei Versprechen spektakulärer Steuerersparnis. Aufgabe der Beratung ist es, Ihre Lage abzusichern, nicht sie undurchsichtig zu machen.
Ein Jahreskalender, damit nichts untergeht
Lesen Sie zu Jahresbeginn die Erklärungsregeln der betroffenen Länder noch einmal durch und notieren Sie die Fristen. Im Frühjahr oder Sommer, je nach Land, bereiten Sie die Einkommensunterlagen vor. Über das Jahr hinweg pflegen Sie die Tabelle der Aufenthaltstage und die Liste aller Änderungen in Ihrer Situation.
Prüfen Sie am Jahresende, ob die einbehaltenen Steuern zu Ihren Gehaltsabrechnungen passen, fordern Sie die nötigen Bescheinigungen an und bewahren Sie die Zahlungsbelege auf. Mit diesem festen Rhythmus vermeiden Sie Hektik und entdecken Auffälligkeiten früh, etwa einen fehlerhaften Abzug oder einen falsch erfassten Zeitraum der Ansässigkeit.
Häufige Fragen
Zahle ich Steuern im Arbeitsland oder im Wohnsitzland?
Beide Staaten können ein Besteuerungsrecht beanspruchen, je nach nationalem Recht und anwendbarem Abkommen. Das Wohnsitzland besteuert häufig das gesamte Einkommen, während das Beschäftigungsland das Gehalt aus lokaler Quelle besteuern kann. Ein Abkommen verteilt dieses Recht in der Regel. Klären Sie Ihren Fall mit den zuständigen Behörden.
Muss ich nichts erklären, wenn im Ausland Steuern einbehalten wurden?
Nicht unbedingt. Der Abzug durch den Arbeitgeber ist eine Zahlungsform, und Ihr Wohnsitzstaat kann trotzdem verlangen, dass Sie das Einkommen erklären, gegebenenfalls mit Anrechnung der bereits gezahlten Steuer. Bewahren Sie Abrechnungen und Bescheinigungen auf und fragen Sie die Behörde nach dem passenden Verfahren.
Welche Unterlagen belegen meinen steuerlichen Wohnsitz?
Heben Sie Mietvertrag oder Eigentumsnachweis, Rechnungen von Versorgern, Arbeitsverträge, Schulbescheinigungen der Kinder, Kontoauszüge, Reisebelege und eine Aufstellung Ihrer Tage in jedem Land auf. Damit können Sie eine Anfrage einer Behörde beantworten.
An wen wende ich mich, wenn zwei Länder über meinen Wohnsitz uneins sind?
Schildern Sie zunächst beiden Verwaltungen Ihre Lage schriftlich. Bleibt der Streit bestehen, sieht das Doppelbesteuerungsabkommen möglicherweise ein Verständigungsverfahren zwischen den Staaten vor, das Sie beantragen können. Ein Steuerberater, der beide Systeme kennt, hilft bei der Vorbereitung und Begleitung.